Operación Comunícate

¿Cómo hablar menos y escuchar más?   Muchos expositores inician su presentación y hablan por mucho tiempo sin prestar atención a su público. En una presentación será siempre más importante lo que el público desee preguntarnos. En el episodio 81 de Operación Comunícate, te enseño cómo regalar tiempo a tu audiencia y lograr hablar menos y escuchar más.   Antes de iniciar tu presentación, lo recomendable es que dejes o destines un tiempo para que la audiencia te pregunte, te consulte sus inquietudes y explote tus conocimientos.   Hoy, te comparto tres puntos básicos para lograr hablar menos y escuchar más:   1. En el tiempo asignado a la charla no puedes decirlo todo.   Tienes que sintetizar. Tu objetivo es comunicar una idea fundamental, no todos sus detalles.    Si tu presentación ha sido brillante y has logrado conectar con la audiencia y captar y mantener su interés, estarán deseando hacerte preguntas, habrás despertado inquietudes y fomentado reflexiones. Pero si hablas, hablas y hablas hasta agotar todo el tiempo asignado para tu charla, perderás la oportunidad de que te pregunten y de que el público realice una conexión contigo.   2. Deja tiempo para que la audiencia también hable.   Nunca agotes tu tiempo. Habla un 80% o incluso menos.   Deja un tiempo amplio para preguntas.    Trata siempre de dejar al público con apetito de escuchar más.   Fomenta el diálogo con la audiencia. Anímales a preguntarte.   Por supuesto, para esto, es clave que lleves preparado más material que el utilizado durante la presentación, que puedas utilizar para responder dudas, preguntas y consultas.    El público estará más satisfecho y tendrá la sensación de que también ha sido protagonista de tu exposición.   3. Piensa menos en ti y más en el público.    Una forma de mostrarle respeto a tu audiencia o a tu público es permitirle participar. Por mucho que hayas intentado adaptar tu charla a la audiencia, nunca llenarás sus expectativas como dejando un amplio margen para escuchar y responder sus preguntas.   > En una próxima oportunidad que tengas que tratar un tema en público, ten presente hablar menos y escuchar más a tu audiencia, es decir, conceder un espacio para atender a sus dudas e inquietudes.   🎤 ¡Comunícate! ⭐ Recuerda: Lo que no se comunica, simplemente no existe.

¿CUÁNTO DEBE DURAR UNA PRESENTACIÓN?   Algunas presentaciones parecen no tener fin. Para ti, tu tema siempre será el más interesante del mundo, pero la capacidad de atención de la audiencia posee unos límites bien definidos. ¿Cuánto debería durar una presentación? Aquí te cuento, en el episodio 80 de Operación Comunícate Podcast.   Debes tener siempre presente que a partir de los 15 ó 20 minutos, la capacidad de atención de la audiencia comienza a decaer. A medida que sigue transcurriendo el tiempo, los intervalos de atención se van acortando, hasta los tres o cuatro minutos hacia el final de una charla estándar de una hora.   La mayoría de clases en colegios y universidades, así como un buen número de presentaciones en todo tipo de foros duran en torno a los 60 minutos.    Otra duración típica para una presentación es de 40-45 minutos. En todos los casos, observamos cómo las presentaciones suelen durar más de lo que los estudios revelan que un adulto puede mantener la atención.    De aquí surgen algunas preguntas claves: ¿Tiene sentido entonces dar una charla de más de 20 minutos? ¿Cómo se puede solucionar este dilema?   Te cuento que, en principio, una charla no debería extenderse más allá de 20-30 minutos. Nunca he escuchado a nadie quejarse porque una presentación fue demasiado corta.    Ahora bien, te preguntarás, ¿Por qué te cuesta tanto esfuerzo o simplemente no puedes transmitir tu mensaje en menos tiempo?    Aquí los motivos: 1. No has visualizado con claridad la presentación y todo el contenido de tu mensaje en tu mente. 2. Te extiendes innecesariamente con rodeos y quizás ideas secundarias que no realizan un real aporte y solo te restan tiempo. 3. Aportas excesivos detalles  de cada idea central o principal de tu presentación. 4. Intentas abarcar demasiado. Sería más provechoso si hablaras durante 20 minutos y el resto del tiempo lo dedicaras a responder preguntas del público o a hacerlo participar de alguna manera que ayude a fijar la idea principal de tu discurso.   Entonces, ¿Qué puedes hacer y cuál sería la clave?   Asumiendo que vas a hablar durante 45 ó 60 minutos, puedes estructurar tu presentación como dos o tres minipresentaciones de 20 minutos cada una, con un cambio muy marcado entre cada una de ellas. De esta manera, conseguirás reiniciar el contador de atención de tu público.   Recuerda siempre que los cambios periódicos mantienen los niveles de atención.  En esos cambios periódicos puedes utilizar elementos diferentes, como: Un video, una historia, una anécdota, un ejemplo, un experimento con el público, preguntas que hagan participar a la audiencia, etc. ¡Aquí lo importante es que pongas a volar tu imaginación!    Eso sí, el objetivo no debe ser simplemente recuperar la atención perdida, sino que el elemento utilizado debe guardar relación integral con el tema de la presentación.    Tu objetivo es comunicar un mensaje y que sea comprendido y recordado. Si eliges bien el momento y el contenido de los cambios, no sólo ayudarán a mantener los niveles de atención, sino a aumentar la comprensión de las ideas expuestas.   Ten presente los 4 motivos que compartimos en este episodio, que son los que te impiden transmitir tu mensaje en menor tiempo. Revisa de manera detallada estos motivos y te garantizo que podrás lograr tu presentación en tiempo récord y tu audiencia te brindará toda su atención.  🎤 ¡Comunícate! ⭐ Recuerda: Lo que no se comunica, simplemente no existe.

¿CUÁL ES LA LÍNEA DE VIDA DE UNA PRESENTACIÓN?   Las presentaciones guardan y tienen su propio ciclo o línea de vida que te permiten planificarla y llevarla a cabo con éxito. Hoy en nuestro episodio 79, te cuento cuáles son las etapas de la línea de vida de una presentación y qué hacer en cada una.   Las presentaciones, tienen su propia línea de vida, que podría sintetizarse en cuatro etapas: 1)Planificación, 2)Estructura, 3)Diseño y 4)Exposición.    Vamos a realizar un recorrido por cada una, explicándote cómo desarrollarla.   1. Primera etapa: Planificación   Tan pronto uno conoce la fecha de una presentación, lo primero que debe hacer es planificarse.    Las primeras preguntas a las que debemos buscar respuesta son las siguientes:   * ¿Cuál es el propósito de la presentación?, ¿Informar, defender, vender, convencer, inspirar? * ¿Cómo es la audiencia?,¿Cuál es su edad media, nivel de formación medio, conocimientos previos?, ¿Qué espera de la presentación? * ¿De cuánto tiempo se dispone? * ¿Cuál es la idea fundamental que se desea comunicar?, En otras palabras, ¿Cuál es el mensaje que se desea transmitir?, ¿Cuál es la mejor estrategia para conseguirlo? ¿Qué puedo ofrecer a la audiencia? * ¿Qué conocimiento necesito yo como ponente?, ¿Sé todo lo que necesito?,¿Necesito aprender o reforzar algún concepto?   En esta primera etapa, todavía no se ha abierto PowerPoint ni ninguna otra herramienta similar. Durante la planificación es mejor utilizar lápiz y papel o una pizarra.     2. Seguna etapa: Estructura   Una vez hayas respondido las interrogantes anteriores, conviene comenzar a reunir el material y estructurarlo según la información recién obtenida.    Normalmente, toda presentación se organiza en tres partes fundamentales: Introducción, cuerpo y conclusiones. A su vez, la parte central o cuerpo suele subdividirse en varias partes en función de los conceptos que se desee transmitir.  Ahora, es el momento de pensar qué contenido irá en cada una de ellas, cuánto tiempo se les asignará, con qué profundidad y alcance se cubrirán.    También, es un buen momento para reflexionar acerca de qué materiales de apoyo pueden incluirse y en qué lugar de la presentación, como: Anécdotas, historias, vídeos, fotografías, ejemplos y explicaciones adicionales.    3. Tercera etapa: Diseño   Ya se cuenta con el material en bruto de la charla y se sabe dónde encajará cada elemento. Se trata ahora de presentarlo con un diseño atractivo y cautivante.    Tendrás que prestar atención a cómo se incluirá el texto: la elección de las fuentes, el uso de bullets, los títulos, las tablas, las ecuaciones.   Si decides utilizar material multimedia adicional, como vídeos, audios, animaciones, gráficos o fotografías tendrás que pensar igualmente de qué manera incluirlo causando un impacto visual favorable.    El objetivo que te animará a lo largo de toda esta tercera etapa, es lograr un diseño sencillo pero atractivo de tu presentación.   4. Cuarta etapa: Exposición   Llega por fin la última y más temida etapa de la presentación, aquella en la que culmina todo nuestro trabajo anterior: la exposición delante de la audiencia.    Para que la presentación sea un éxito deben tenerse en cuenta elementos de lenguaje verbal (lo que se dice, esto es, el contenido que se pondría por escrito en una transcripción) y de lenguaje no verbal (lo que no se registrará en papel o en unos slides).    A su vez, dentro del lenguaje no verbal suelen distinguirse dos categorías.    Por un lado, el lenguaje paraverbal: Cómo se dice el mensaje, es decir, entonación, proyección, tono, énfasis, pausas, ritmo, muletillas y, en segundo lugar, el lenguaje corporal: Lo que el cuerpo transmite a través de gestos, posturas, mirada, movimiento de los ojos, respiración y desplazamientos.   La combinación de estos dos lenguajes es crucial para una buena comunicación e incluso, para vencer el miedo escénico.   Tu objetivo debe ser disfrutar hablando en público y que el público a la vez, disfrute escuchándote.   > Curiosamente, esta línea de vida de la presentación puede tener diversos ajustes, pues a veces reutilizamos el material de una antigua presentación en otra nueva, o bien el diseño de una nos sirve para otra. Lo importante es que tengas en cuenta estas 4 etapas, su orden e importancia para tu presentación: Planificación, estructura, diseño y exposición.   🎤 ¡Comunícate! ⭐ Recuerda: Lo que no se comunica, simplemente no existe.

¿Cómo ensayar para tus presentaciones? Ensayar no es sentarte delante de tu computador y repasar mentalmente qué es lo que dirás. Ensayar significa ponerte de pie y repetir en voz alta palabra por palabra las ideas de tu presentación como su estuvieras delante de la audiencia. El ensayo debe llevarte el mismo tiempo que la presentación final. Sólo así podrás medir el tiempo y ajustar tu contenido. Hoy quiero que hagamos un recorrido sobre algunas pautas que debes considerar al momento de ensayar tus presentaciones. 1. No dejes nada al azar. Especialmente cuando tu presentación incluye elementos multimedia o demos, es muy importante que ensayes bien todo antes. Debes confirmar que: los vídeos funcionan; que el audio se escucha bien; que los programas se ejecutan sin problemas; si los tamaños de letra pueden leerse. Lo ideal es que puedas probarlo todo antes, en el mismo lugar en el que realizarás tu presentación. 2. Repasa los slides hasta memorizar los puntos importantes. Se ha insistido en infinidad de ocasiones sobre la idea de que los slides no deben contener todo el texto de tu discurso, porque en tal caso terminarás leyéndolos y la audiencia se desconectará inmediatamente. En su lugar, cada slide debe ser simple, conteniendo una sola idea central, con poco texto, predominando el elemento visual. Evidentemente, cuanto menos texto aparece en el slide, mejor tienes que conocer tu material. Ensayando te asegurarás de que sabes qué decir ante cada slide, sin pasar nada por alto. 3. Practícalo todo. El ensayo será mucho más beneficioso si lo practicas todo. ¿A qué me refiero, qué te aconsejo practicar? • La voz: ritmo, cadencia, volumen, entonación, etc. • La mirada: siempre mirando al público a los ojos. • Los gestos y el movimiento de las manos: ante todo, naturalidad. • Las pausas entre cada slide y en puntos claves del discurso. • La posición y los desplazamientos por el escenario. • El uso de objetos como presentadores remotos, punteros láser, notas, etc. • Las improvisaciones: anécdotas, historias, chistes, símiles, etc. • El tono del discurso: entusiasta, autoritario, apasionado, sereno, etc. 4. Grábate en vídeo. La mejor manera de comprobar que estás haciendo correctamente el ensayo y de detectar posibles errores, es grabarte en vídeo. 5. Ensaya con compañeros. Si es posible, ensaya frente a algunas personas de tu confianza. Mejor aún si conocen el tema de la presentación. Ellos pueden señalarte fallos en tus argumentos, en la estructuración de los contenidos, en el diseño de tus slides y en la exposición en sentido general. Debe primar la sinceridad y honestidad: que te digan siempre la verdad, sólo así sus comentarios te serán de gran ayuda. 6. No ensayes el mismo día de la presentación. El mismo día de tu participación en público ya es demasiado tarde para corregir tu presentación y sólo serviría para ponerte nervioso si descubres fallos. En su lugar, relájate. > Luego de realizar tu presentación, recuerda tomar en cuenta estas 6 pautas que compartimos en el día de hoy para que sepas cómo ensayar tu participación en público. ¡Ya verás que te ayudarán muchísimo! 🎤 ¡Comunícate! ⭐ Recuerda: Lo que no se comunica, simplemente no existe.

¿CÓMO LOS ROSTROS DE LA AUDIENCIA SE CONVIERTEN EN EL BARÓMETRO DE SU INTERÉS EN TU PRESENTACIÓN?   José Antonio Marina, en su libro, «Anatomía del miedo» afirma que: «La gente siente más molestias e incluso tose más cuando se está aburriendo, cosa que a mi juicio podría utilizarse para calibrar el índice de interés de una conferencia.» En esta oportunidad, en nuestro episodio 77, hablamos sobre la importancia de observar a tu audiencia al momento de hablar en público.   Hay quien habla delante del público como si éste no existiera. Tan pegados de sí mismos, igual les daría hablar ante un auditorio vacío. ¡El público existe! Y está ahí por una importante razón: recibir un mensaje de manos del ponente. Un mensaje que informe, que inspire, que tranquilice, según el propósito, pero siempre un mensaje esperado y que debe ser comunicado a viva voz. La forma más eficaz de comunicación es cara a cara.    ¿Cómo saber si estamos comunicando adecuadamente, si nuestro mensaje está llegando a la audiencia?   Los rostros de la audiencia constituyen el barómetro de su interés, comprensión y aburrimiento.   Por este motivo, no se puede hablar sin considerar la reacción del público. Eso está bien para vídeos enlatados, no para presentaciones en vivo. No sólo debemos ajustar nuestro discurso a la audiencia antes de la presentación, sino también durante la misma.    En lugar de mirar a la audiencia como si fuera una masa informe, intenta establecer un contacto visual individual con cada persona. Así conseguirás involucrar en la charla a cada asistente. Y si la audiencia está formada por cientos de personas, concéntrate en las primeras filas.   Mirando a la cara de los presentes podemos percibir si nos están siguiendo, si se han perdido, si la charla les interesa o si les aburre. Tener en cuenta la reacción de la audiencia mientras se está haciendo la presentación nos permitirá reajustar el lenguaje y explicar en mayor o menor detalle conceptos y gráficos. Podemos incluso llevar transparencias de refuerzo que mostraremos sólo si consideramos necesario explicar puntos que no se han comprendido del todo.   > Una presentación es un diálogo con la audiencia y no podemos dejarla de lado. Aprender a leer el barómetro de sus rostros y reajustar el discurso en consonancia constituye una habilidad suprema del arte de hablar en público.   🎤 ¡Comunícate! ⭐ Recuerda: Lo que no se comunica, simplemente no existe.