Kanzleifunk

Kf 245: Projektplanung für angehende Realisten

… und solche, die es werden wollen TITEL: PROJEKTE IN STEUERKANZLEIEN STARTEN UND ERFOLGREICH ABSCHLIESSEN * Viele Projekte werden begonnen, aber selten abgeschlossen; häufige Ursache: fehlende Umsetzung trotz Coachings. * Beispiel „Coaching-Rallye“: Wechsel von Coach A zu B zu C ohne nachhaltige Implementierung. * Erfolgsprinzip: Klare, detaillierte Planung statt grober oder fehlender Planung. * Aufgaben sofort: erledigen, delegieren oder terminieren und das Gegenüber über Antwortzeiten informieren. * Ressourcen für Projekte verbindlich einplanen; ohne Ressourcen scheitern Vorhaben. * Konkrete Nachbereitung von Kursen: Umsetzungsblocker definieren und konkrete Schritte festlegen. * Beispiel Honorarmodell „Tür-und-Angel-Pauschale“: 1. DATEV für Zeiterfassung einrichten. 2. Mandantenvorlagen prüfen. 3. Team informieren und abstimmen. 4. Rollout-Timing festlegen. * Strukturierte Schrittfolge („erstens, zweitens …“) reduziert kognitive Last und erhöht die Umsetzungswahrscheinlichkeit. * Kontrolle fest einplanen: Zwei Monate nach Start prüfende Termine mit Mitarbeitenden (Stichproben an Mandaten). * Bei Nicht-Umsetzung Hindernisse identifizieren und Gegenmaßnahmen ergreifen. * Jährliche Re-Kontrolle zur Sicherung der Implementierung. * Schlussfolgerung: Projekte gelingen mit detaillierter Planung, klarer Terminierung, Ressourcenbindung und wiederholter Kontrolle. ARBEITEN IM EINKLANG MIT DEM EIGENEN PROFIL STATT REINER WILLENSKRAFT * Eigenes Naturell akzeptieren; Systeme bauen, die zu den eigenen Gewohnheiten passen. * Beispiel Zeiterfassung: Outlook-Kalender als primäres Erfassungssystem nutzen; Mitarbeitende übertragen Zeiten nach Abstimmung in DATEV. * Aufgaben, die man nicht gut kann (Kontrolle, Entscheidungen, Strukturierung), bewusst an andere delegieren; Ziel und Kontrollinstanz festlegen. * Warnung vor „Energie“-basierten Projekten: Anfangsdrive hält 3–4 Wochen; fällt die Energie ab, stirbt das Projekt. * Mitarbeitende erkennen Muster kurzlebiger Veränderungen; führt zu Zynismus und fehlender Nachhaltigkeit. * Schlussfolgerung: Nachhaltigkeit entsteht durch passende Systeme und Delegation, nicht durch kurzfristige Motivation. ÜBERLASTETE KONTROLLSYSTEME VERMEIDEN * Kritik an „byzantinischen“ (überladenen, unnötig komplexen) Kontrollsystemen. * Ziel: einfache, handhabbare Strukturen statt Komplexität, die Konfusion erzeugt. * Schlussfolgerung: Schlanke Kontrollen und klare Priorisierung sind wirksamer als komplexe Systeme. BESSER ALS MENTOR ERLAUBT: KATZENBASAR Der Katzenbasar ist unbezahlte und unbezahlbare Werbung für Firmen und Produkte für die Steuerszene. Man kann um einen Auftritt in Mentors Katzenbasar bitten [winkekatze@steuerkoepfe.de], ihn aber nicht erkaufen. Denn die VIP-ler verkaufen ihr Publikum nicht. Albanerindianerehrenwort! Alle vier Wochen wird der Katzenbasar durch den nächsten ersetzt.

Kf 244: Hefte raus und fürs Leben lernen

Ausbildung in der Kanzlei SHOWNOTES AUSBILDUNG IN KANZLEIEN: HERAUSFORDERUNGEN UND HALTUNG * Wahrnehmung: Mitarbeitende haben wenig Lust, Azubis zu betreuen; Teufelskreis aus schlechter Betreuung und resultierendem Fachkräftemangel. * Eigene Lage: Aktuell keine Ausbildung im Unternehmen wegen fehlender Kompetenzen/Strukturen für eine systematische Betreuung. * Generationsunterschiede: Heute stärkere Ausrichtung auf Selbstverwirklichung und Ablehnung einfacher Tätigkeiten; früher stärkeres Dienstleistungsverständnis, Demut. * Lernkurve und Ausdauer bei Azubis * Lernkurve: Anfänglich hoher Betreuungsaufwand bei geringem Fortschritt; überproportionale Wissenssprünge erst später. * Autopilot: Tätigkeiten erfordern sehr häufige Wiederholung (Daumenregel „tausendfach“) und mindestens 2 Jahre, bevor eine belastbare Beurteilung möglich ist. * Empfehlung: Dranbleiben; Urteile nach 0,5 Jahren sind oft verfrüht, nach 2 Jahren deutlich belastbarer. * Kommunikation der Rollen und Erwartungen BOTSCHAFTEN AN AZUBIS 1. Azubis wollen etwas von der Kanzlei; nicht umgekehrt. 2. Ausbildung ist ein wertvolles Angebot, das Zeit und Geld kostet. 3. Social-Media-Idealbilder (5 Stunden Arbeit, 10k netto) sind unrealistisch. Ziel: Realistische Erwartungen fördern, um Zufriedenheit und Leistungsbereitschaft zu erhöhen. AUSBILDER-RESSOURCEN UND STRUKTUR * Ressource: Ausbilder mindestens 25% von operativen Tätigkeiten entlasten, um Coaching/Betreuung zu ermöglichen. * Strukturierte Betreuung: 1. Wöchentlich 1 Stunde: Schulstoff/Hausaufgaben/Tests gemeinsam durchgehen. 2. 1 Stunde: Programme/Praxis neu erlernen. 3. 3–5 Stunden: Kontrolle und Besprechung der Arbeitsergebnisse. * Nutzung externer Inhalte/Technik: Azubi-Akademie (VIP Steuerköpfe, Olli Moltan) für Fachtraining und Tests zur Lernfortschrittskontrolle. KONZEPTION EINES INTERNEN AUSBILDUNGSMODELLS 1. Personal: Eine Mitarbeiterin (30 Stunden) betreut ausschließlich Azubis. 2. Umfang: Ziel sind 3 Azubis pro Jahr; perspektivisch insgesamt 9 mit Überleitsystem. 3. Praxis: Azubis bearbeiten eigene Mandate unter Schirmherrschaft der Betreuerin; Aufgabenübergaben zwischen Lehrjahren (3. an 1. etc.). 4. Wirtschaftlichkeit: Gute Azubis tragen sich ab dem 2. Lehrjahr, im 3. erzeugen sie Wert; die 25%-Investition rechnet sich über Jahre. 5. Umgang mit Betreuungsunlust und schwierigen Fällen 6. Freiwilligkeit: Nur Mitarbeitende einsetzen, die ausbilden wollen. 7. Eskalation: Bei fehlender Mitarbeit des Azubis Meldung an Teamleitung/Kanzleileitung; Sanktionen möglich (gelbe Karte bis Beendigungsoption). 8. Klarheit: Will niemand betreuen, ehrliche Konsequenzen bis hin zur Trennung erwägen. 9. Veröffentlichung und Evaluierung des Konzepts 10. Plan: Konzept ein Jahr testen; anschließend Erfahrungsbericht und ggf. Bereitstellung für VIP Steuerköpfe inklusive Live-Erfahrungen der Betreuerin. 11. Ehrlichkeit: Aktuell noch keine Azubis eingestellt; Fokus auf saubere Umsetzung und Ergebnisorientierung. BESSER ALS MENTOR ERLAUBT: KATZENBASAR Der Katzenbasar ist unbezahlte und unbezahlbare Werbung für Firmen und Produkte für die Steuerszene. Man kann um einen Auftritt in Mentors Katzenbasar bitten [winkekatze@steuerkoepfe.de], ihn aber nicht erkaufen. Denn die VIP-ler verkaufen ihr Publikum nicht. Albanerindianerehrenwort! Alle vier Wochen wird der Katzenbasar durch den nächsten ersetzt."

Kf 243: Urlaub ohne Chef …

… dafür mit guten Regeln! SHOWNOTES Der Engpass ist nicht der Urlaub, sondern die Kanzleileitung: Das traditionelle Chef-Genehmigungsritual produziert Bürokratie, lädt Konflikte auf die Führung und entlässt Teams aus Eigenverantwortung; die wirksame Gegenstrategie ist ein schlankes, digital gestütztes Betriebsprinzip „Kein Urlaub ohne Vertreter“, bei dem ausschließlich die Vertretung entscheidet und der Prozess (Genehmigung, Handover, Abwesenheits-Setup, Erreichbarkeitsrouting) automatisiert läuft; dadurch verschwindet politischer Streit („Ferienkinder“, Brückentage), und die Führung verliert weder Zeit noch Glaubwürdigkeit, weil nicht mehr über Einzelfälle geurteilt werden muss, sondern nur noch der Prozess gilt—wir entscheiden uns, uns nicht mehr einzumischen und stattdessen Systemdisziplin durchzusetzen, weil die Alternative (Chef-Signatur, Papier, Ad-hoc-Gnade) die Kanzlei in kleinteiligen Eskalationen, rechtlichen Folgekosten und kultureller Unreife festhält. 1. Urlaubsanträge werden nicht mehr von der Kanzleileitung freigegeben. Die Unterschrift des Chefs ist nicht erforderlich. 2. Die Genehmigung eines Urlaubsantrags hängt ausschließlich von der Zustimmung eines vorher definierten Vertreters ab. 3. Urlaub ist nur dann offiziell genehmigt, wenn er im digitalen System mit der Zustimmung des Vertreters erfasst ist. Mündliche oder informelle Absprachen sind ungültig. 4. Die Kanzleileitung wird sich nicht in die Urlaubsplanung der Mitarbeiter einmischen, solange die Vertreterregelung eingehalten wird. 5. Im Arbeitsvertrag wird nur der gesetzliche Mindesturlaub als Anspruchsfestgelegt. Weitere Urlaubstage werden als freiwillige, widerrufbare Leistung des Arbeitgebers gewährt. 6. Einen Tag vor Urlaubsbeginn (bei Abwesenheit > 1 Woche): Ein Übergabe-Termin zwischen dem Mitarbeiter und seinem Vertreter muss stattfinden, um offene Themen zu besprechen. BESSER ALS MENTOR ERLAUBT: KATZENBASAR Der Katzenbasar ist unbezahlte und unbezahlbare Werbung für Firmen und Produkte für die Steuerszene. Man kann um einen Auftritt in Mentors Katzenbasar bitten [winkekatze@steuerkoepfe.de], ihn aber nicht erkaufen. Denn die VIP-ler verkaufen ihr Publikum nicht. Albanerindianerehrenwort! Alle vier Wochen wird der Katzenbasar durch den nächsten ersetzt.

Kf 242: Unverzichtbar

Handynutzung in der Kanzlei SHOWNOTES * Für Apple-Nutzer: eingebaute Funktion, um das Handy oder iPad nach Uhrzeit oder Standort (WLAN) ruhig zu stellen. Fokus auf dem iPhone einrichten - Apple Support [https://support.apple.com/de-de/guide/iphone/iphd6288a67f/ios] * Ein kleines Klötzchen, mit dem man selbst ausgewählte Apps auf dem Handy zeitgesteuert still legen kann – um sie dann auch wieder zu entsperren. Das Klötzchen (Brick) kann man zu Hause lassen oder dem Partner anvertrauen, wenn man die Versuchung weiter kontrollieren möchte. Brick - Do more of what matters - Brick LLC [https://getbrick.app/products/the-brick] * Service, um Apps, Webseiten oder Dienste nach Zeitplan zu sperren. Freedom | Block Websites, Apps, and the Internet [https://freedom.to/]

Kf 241: Fünf Gründe warum Du nicht mehr mein Mandant sein kannst

Mandanten kündigen für Anfänger und Fortgeschrittene Die StB EXPO Awards feiern die Lösungen, die die Branche wirklich voranbringen. Gesucht wird auch der beste Podcast. Wir freuen uns über Deine Unterstützung mit einem Klick hier: https://stb-expo.de/awards/#abstimmen [https://stb-expo.de/awards/#abstimmen]